Od roku 2023 všichni podnikatelé s datovou schránkou: otázky a odpovědi

K čemu že dojde k 1. 1. 2023? – Podnikající fyzické osoby, ale i nepodnikající právnické osoby se v prvním čtvrtletí příštího roku dočkají významné změny. Bude jim automaticky zřízena datová schránka, a to na základě již dříve schválené novely zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Změna se týká pouze živnostníků? – Datová schránka bude povinná nejen pro všechny živnostníky, ale i další podnikatele, resp. OSVČ; např. lékaře, architekty, auditory, lékárníky apod. Datová schránka bude zřízena také spolkům, sdružením, nadacím, obecně prospěšným společnostem, společenstvím vlastníků bytových jednotek a dalším právnickým osobám, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání.

Jsem podnikatel. Musím pro zřízení „datovky“ aktuálně něco udělat? – Datová schránka bude zřízena a aktivována automaticky, není třeba o ni žádat.

Jsem podnikatel a dosud jsem „datovku“ nepoužíval. Kdy přesně mi bude zřízena a jak se o tom dozvím? – Zřizování schránek má proběhnout postupně od ledna do března roku 2023. Noví uživatelé obdrží poštou přihlašovací údaje. To bude poslední dopis v „papírové“ podobě, který od úřadu obdrží. Další korespondence s orgány veřejné správy bude probíhat už jenom prostřednictvím datové schránky. Do datové schránky se pak uživatelé dostanou po prvním přihlášení na webu mojedatovaschranka.cz. Těm, kteří se sami nepřihlásí, se schránka automaticky aktivuje po uplynutí 15 dnů ode dne doručení přihlašovacích údajů. I v tomto případě se uplatní fikce doručení, pokud si adresát písemnost nevyzvedne na poště.

Jsem podnikatel a „datovku“ nechci. Mohu ji znepřístupnit? – Největší část nových držitelů datových schránek bude z řad podnikajících fyzických osob, tedy živnostníků a dalších osob samostatně výdělečně činných. Datovou schránku nebude možné znepřístupnit. Pokud by podnikatelé datovou schránku nechtěli, museli by živnostenské nebo jiné oprávnění k podnikání zrušit.

Proč k tak masivnímu zřízení „datovek“ dochází? – Zřízení datových schránek ze zákona navazuje na aktuální trend nárůstu počtu datových schránek zřízených dobrovolně. Zájem o datové schránky narůstá především proto, že občané stále více preferují vyřizování svých záležitostí elektronicky a zjišťují, že datové schránky přinášejí mnoho výhod (např. dokážou v mnoha ohledech nahradit služby klasické pošty, tj. občan nemusí stát ve frontě na poště, aby si vyzvedl úřední dopis, nemusí stát frontu na finančním úřadě, aby podal daňové přiznání apod.), dále prostřednictvím datové schránky má také přístup do Portálu občana.

Hlavním cílem tohoto masivního rozšíření datových schránek je vyšší efektivita a zrychlení komunikace úřadů s veřejností. Stát zároveň ušetří značné finanční prostředky na poštovném, které bude moci vynaložit jinde, kde budou zapotřebí. Na poštovném však ušetří i držitelé datových schránek. Komunikace se státem a dalšími orgány veřejné správy je pro firmy, podnikatele i občany totiž zdarma. Zpoplatněny jsou pouze osobní a komerční zprávy, jejichž cena je přesto výrazně nižší než za standardní doporučený dopis, jehož aktuální cena u České pošty je několikanásobně vyšší.

V tomto kontextu proto Ministerstvo průmyslu a obchodu vítá zřízení datových schránek všem živnostníkům, kteří ji dosud nemají. Důvodem je i skutečnost, že počátkem roku 2023 bude pro veřejnost spuštěn tzv. Portál živnostenského podnikání, který přinese řadu nových služeb pro podnikatele, ale i nepodnikatelskou veřejnost. Pro některé z těchto služeb, např. oznamování změn v živnostenském rejstříku, zasílání aktualit z oblasti živnostenského podnikání, zasílání výpisů z živnostenského rejstříku, budou využívány právě datové schránky podnikatelů. Druhým důvodem je masivní nárůst podnikatelů, kteří mohou využít možnosti elektronického podání ve věcech živnostenského podnikání. V současné době tuto možnost mají pouze držitelé datových schránek nebo ti, kteří mají uznávaný elektronický podpis. Od příštího roku tedy všichni podnikatelé budou mít možnost oznamovat změny a činit další podání ve věcech živnostenského podnikání výhradně elektronicky, což je další velký krok na cestě k digitalizaci veřejné správy a snižování administrativní zátěže podnikatelů.

Nabízí „datovka“ něco dalšího? – Datové schránky nabízejí také různé vedlejší služby, jako je archivace doručených dokumentů či notifikace. Na nastavenou e-mailovou adresu nebo do mobilu bude držitel schránky dostávat oznámení o tom, že má v datové schránce zprávu a díky tomu ji nebude muset neustále kontrolovat.

Můžu komunikovat se státem i jiným způsobem? – Povinnost komunikovat elektronicky s držiteli datových schránek (občany a firmami) má až na výjimky pouze stát, který musí povinně doručovat písemnosti do datové schránky, pokud ji má adresát zřízenou. Lidé a firmy budou moci úřadům i nadále posílat dokumenty jakoukoliv formou kromě finanční správy; daňové přiznání a další dokumenty musí držitelé datových schránek zřízených ze zákona zasílat výhradně elektronicky.

Zdroj: MPO